DHEGLENG NETWORK

Suatu hari bos baru saya memperlihatkan sebuah faktur pembelian kopra ke saya. Sebuah faktur pembelian, nilainya puluhan juta rupiah, ditulis tangan. Angka angka berat ditulis tanga, nilai harga per kilogram ditulis tangan dan jumlah total nilai rupiah yang harus dibayar juga ditulis tangan. Pendeknya, semua ditulis tangan dan ditandatangai oleh personel personel yang punya otoritas. “Sistem seperti ini adalah inkonsisten, peluang human erorr sangat besar, siapa yang bisa menjamin setiap tulisan ini adalah benar adanya?. Ini bukan soal jujur tidak jujur, ini bukan soal percaya tidak percaya, tapi ini soal sistem. Perusahan sebesar ini masih ada sistem yang menyedihkan. Kita sudah ISO9000, ISO14000, ISO1725, OHSA 18000, dan 10 lebih sertifikat Management System”. Begitu bos baru saya berkomentar setelah memperlihatkan faktur itu ke pada saya.

Kemudian bos baru saya mengajak berdiri, membuka pintu sambil menunjuk arah 2 lokasi sekitar 200 meter dan 500 meter dimana orang orang sedang bongkar kopra dan melakukan penimbangan secara manual. “Coba bantu saya berpikir, bagaimana caranya ketika kopra itu di atas timbangan, datanya langsung masuk ke komputer secara online dan saya bisa memonitornya dari sini, dan yang penting lagi, faktur itu harus bisa di-generate secara otomatis oleh komputer”, begitu katanya sambil menunjuk komputer di mejanya. “Saya belum bisa caranya Mister, saya tidak bisa sekarang ini” jawab saya. “Ok, kalau tidak bisa kamu bisa belajar supaya bisa. Bagaimana cara belajar dan di mana kamu belajar itu tidak soal. Kalau tidak bisa kamu bisa belajar agar bisa, tapi kalau tidak mau ya sudah saya tidak akan memaksa, mungkin saya akan cari orang” begitu bos baru saya melanjutkan pembicaraanya. Glek, sebuah tantangan datang, benar benar sebuah tantangan. Sesuatu yang how to nya belum saya ketahui. Tetapi memang benar, secara teknologi memang bisa, hanya masalahnya bagaimana caranya itu saja yang belum saya ketahu. Tapi bos baru saya sangat konsisten, “kamu bisa belajar, bagaimana caranya itu tidak soal”. Itulah kata kata “sakti” bos baru saya, yang tidak saja pada akhirnya saya bisa menyelesaikan tugas ini, tapi juga tugas tugas baru lainnya yang tidak kalah “sulitnya”. Saya ingat pepatah lama, arah tujuan gerbong kereta api selalu tergantung oleh lokomotifnya.

A. Before
Sistemnya serba tulis tangan. Timbangan yang ada 3 unit, 2 timbangan dengan troly masing masing kapasitas 4 ton dan 1 timbangan truk kapasitas 20 ton. Dari 3 timbangan yang ada semua beda type. Satu Avery bekel L115, satu Avery Bekel L126, dan satunya lagi Holbright HB8210. Semua timbangan menggunakan sistem lantai. Yang truk, truknya melewati di atas lantai timbangan berhenti sebentar untuk ditimbang, yang pakai troly, karung kopra ditaruh di atas troly dan trolynya didorong ke atas lantai timbangan. Setiap timbangan menggunakan 4 loadcell dengan menghubungkannya menggunakan loadcell sumer. Setelah dicek tidak semua timbangan bisa dihubungkan dengan komputer, bahkan beberapa timbangan tidak dilengkapi dengan serial port. Masalah berikutnya adalah jarak antara timbangan dengan komputer yang hanya maksimum 10 meter dari timbangan melalui port RS232C. Tidak memungkinkan membawa perangkat komputer ke lokasi penimbangan dengan alasan medan kerja yang tidak mendukung. Di sisi lain, semua supplier lokal timbangan merk tersebut tidak ada satupun yang sudah pernah melakukan koneksi ke komputer. Saya telah menghubungi Bp Amin dari agen PT Mugi Palembang sebagai agen Avery Bekel dan Ibu Tini dari PT Indo Dacin Medan untuk agen timbangan Holbright, senuanya bilang belum pernah menghubungkan semua produk timbangannya dengan komputer.

B. Solution
Setelah cukup panjang waktu untuk mencari inforamsi tentang seluk beluk timbangan, melakukan analisia, dan membuat experimen/riset dalam hal data capture dan jaringan yang mendukung jarak lumayan jauh, akhirnya bisa diputuskan solusinya. Bahwa konsep dasarnya adalah dibutuhkan data capture system yang akan membaca data di timbangan yang lokasinya cukup jauh di lapangan sehingga bisa ditangkap di kantor dan diolah oleh Tailor Made Software di komputer kantor, dan setelah data sampai di kantor pada akhirnya “semua keinginan bos baru saya” bisa direalisasikan. Beberapa barang kebutuhan untuk menyelesaikan proyek ini antara lain:
Satu (1) unit Digital Indicator timbangan Holbright HB8212 yang nantinya akan menggantikan L126 Avery Bekel yang ada masalah di bagian port RS232C.
Satu (1) biji I/O Card (card Printer) untuk Digital Indicator karena ada 1 (satu) Digital Indicator HB8210 yang kita miliki belum ada I/O Card nya, sehingga tidak bisa print data hasil penimbangan juga untuk komunikasi.
Empat (4) biji RS232 to RS422/485 Converter Merk Moxa dengan optical protection RS485 (karena outdoor) yang akan dipasang di setiap Digital Indicator, karena nantinya ada 4 Digital Indicator maka diperlukan 4 biji alat ini.
Empat (4) biji RS 422/485 to RS 232 Converter juga yang optical protected yang akan dipasang di kantor, fungsinya untuk menangkap sinyal data dari 4 Digital Indicator timbangan yang berada di lapangan (di pelantar) yang sudah dilengkapi alat pada converter RS232 ti RS422/485.
Dua (2) roll kabel UTP/RJ-45 yang akan ditarik dari 4 lokasi Digital Indicator Timbangan Digital ke Ruang Kantor Purchaser Departemen Pembelian dan server Departemen IT.
Satu (1) Load Cell Simulator yang akan digunakan untuk setting, configuring, testing, measuring, dan reprogramming Digital Indicator di dalam Ruangan Departemen IT. Rasanya agak repot personel IT mengerjakan pekerjaan ini di lokasi timbangan dengan membawa semua perlengkapan komputernya ke lapangan, karena loadcell yang sesungguhnya ada di sana. Dan rasanya juga tidak mungkin membawa loadcell yang sesungguhnya dengan ukuran phisik dan beban yang sangat berat ruangan Departemen IT.

C. After

Pada akhirnya setelah melalui proses inovasi sistem menjadi lebih baik. Faktur Write by hand dihilangkan menjadi auto generate. Proses minitoring yang tadinya tidak bisa dilakukan menjadi mudah dilakukan. Laporan yang harus dientri oleh admin ke Microsoft Excel tidak lagi diperlukan karena sudah auto report generated. Konsistensi yang awalnya dipertanyakan oleh bos akan terjawab karena proses pembacaan data dilakukan oleh mesin.

Management bisa memonitor proses secara real-time. Dilengkapi Progress Chart, harian, bahkan bulanan, yang memungkinkan bisa menganalisa penerimaan kopra dari hari ke harai dalam satu bulan, melihat trend harga, melihat kawalitas, dan membuat catatan catatan berguna dalam membuat keputusan.

Di kemudian hari sistem ini bisa dikembangkan dengan membuat link ke Program GL di Departemen Pembukuan, karena “relasi” (penjual kopra) juga telah memiliki buku besar sendiri dengan transaksi yang terecord dengan baik.

Regards
deGleng